К вопросу о возможности применения одновременно в рамках одного договора в качестве первичных документов Акта и УПД (универсального передаточного документа)

Офи­ци­аль­но возможность применения в работе формы УПД описана в Пись­ме, и заменяет собой счет-фак­ту­ру и пе­ре­да­точ­ный до­ку­мент (Акт). Т.е. вме­сто 2-х до­ку­мен­тов (сче­та-фак­ту­ры и пер­вич­но­го до­ку­мен­та – на­клад­ной, акта вы­пол­нен­ных работ, акта ока­зан­ных услуг и т.д.), можно обой­тись одним УПД.

На практике случается, что в рамках одного договора использование только УПД не представляется возможным (например, если договор универсальный или в соответствии со ст. 421 ГК РФ Стороны заключили договор смешанного типа)

Возможно ли в таких случаях применение и Акта и УПД?

1. Уни­вер­саль­ным пе­ре­да­точ­ным до­ку­ментом могут оформ­лять­ся раз­ные хо­зяй­ствен­ные опе­ра­ции, в т.ч. при ока­за­ни­и услуг. в силу того, что УПД – это ре­ко­мен­до­ван­ная форма, ком­па­нии и пред­при­ни­ма­те­ли не обя­за­ны ее при­ме­нять и могут обой­тись без нее, оформ­ляя акты ока­зан­ных услуг и сче­та-фак­ту­ры, как и ранее. Вме­сте с тем в целях упро­ще­ния до­ку­мен­то­обо­ро­та они могут пе­рей­ти на ис­поль­зо­ва­ние этого еди­но­го до­ку­мен­та.

Для того, чтобы ис­поль­зо­вать УПД, ком­па­нии как правило из­дают ло­каль­ный акт об утвер­жде­нии этой формы в ка­че­стве пер­вич­но­го до­ку­мен­та, а сам документ до­пол­няется необходимыми стро­ка­ми и гра­фа­ми.

Согласно Пись­ма от 23.12.2015 № ЕД-4-15/22619, в офи­ци­аль­ную форму могут вно­сить­ся из­ме­не­ния, од­на­ко при этом долж­на быть со­хра­не­на форма сче­та-фак­ту­ры, ко­то­рая утвер­жде­на По­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства РФ № 1137 от 26.11.2001. Об этом прямо ска­за­но в п. 9 При­ло­же­ния № 1 этого По­ста­нов­ле­ния.

Таким об­ра­зом, до­пол­нять­ся и из­ме­нять­ся могут столб­цы или стро­ки, ко­то­рые не на­хо­дят­ся в пре­де­лах чер­ной рамки, при этом пом­нить о тре­бо­ва­ни­ях За­ко­на о бух­гал­тер­ском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011, со­глас­но ко­то­рым уста­нов­лен пе­ре­чень обя­за­тель­ных рек­ви­зи­тов для пер­вич­ных до­ку­мен­тов.

2. УПД может ис­поль­зо­вать­ся:

• как счет-фак­ту­ра и пе­ре­да­точ­ный акт,

• как пе­ре­да­точ­ный акт.

К примеру: по­став­ка то­ва­ра со­про­вож­да­ет­ся ока­за­ни­ем услуг, можно ли вы­став­лять УПД на услу­ги и по­став­ку од­но­вре­мен­но.  Да, такое оформ­ле­ние воз­мож­но (Пись­мо ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910), при соблюдении обязательных условий: 

• Услу­га к мо­мен­ту оформ­ле­ния УПД долж­на быть ока­за­на и, со­от­вет­ствен­но, по­треб­ле­на за­каз­чи­ком.

• УПД дол­жен под­пи­сы­вать­ся лицом, ко­то­рое упол­но­мо­че­но как на под­пи­са­ние сче­та-фак­ту­ры, так и на под­пи­са­ние пер­вич­но­го до­ку­мен­та по при­ем­ке-пе­ре­да­че то­ва­ра и ока­зан­ных услуг.

Если же УПД в силу каких то причин не может заменить собой Акт и Счет фактуру.

К примеру, в Акте требуется описать особые условия передачи, подтвердить отсутствие претензий, указать на действия сторон после подписания акта и передачи работ и услуг, указать правовые последствия   передаваемого предмета или услуги и иное, то конечно здесь не обойтись без Акта. В подтверждение возможности применения как УПД, так и Акта со счетом фактурой в рамках одного Договора обратимся к Письму ФНС от 27.05.15 № ГД-4-3/8963 где наряду с пояснениями по применению УПД есть текст следующего содержания:

«Форма УПД носит рекомендательный характер и не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям статьи 9 Закона N 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов унифицированных форм или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной Постановлением N 1137, в том числе в рамках одного договора.

Доп. пример и анализ этого письма- использование Акта, товарной накладной и счета-фактуры или Счета фактуры с УПД со статусом "1" в рамках одного договора поставки также не является препятствием для принятия сумм НДС к вычету.

Итого применение в рамках Одного договора как УПД так и иных соответствующих условиям статьи 9 Закона N 402-ФЗ форм первичных учетных документов не будет являться нарушением.